Collecte, accès et gestion des données à caractère personnel

Collecte des données à caractère personnel

La collecte des données à caractère personnel doit permettre de répondre à la mission de la Plateforme, à savoir : assurer la gestion complète du processus d’édition numérique, incluant une évaluation par les pairs.

Dans l’accomplissement de sa mission, la Plateforme est donc susceptible de recueillir à la fois des données de catégorie strictement nominative, par exemple : nom, prénom, adresse physique ou électronique, numéro de téléphone, date de naissance, affiliation universitaire ou professionnelle, pays, langues de travail, mais peut aussi recueillir des données qualitatives.

Respect de la vie privée

L'Université Laval et son personnel autorisé veillent à la protection des renseignements personnels et au respect de la vie privée. Le droit à la vie privée est protégé au Québec par les articles 3, 35 et 36 du Code civil du Québec et l’article 5 de la Charte des droits et libertés de la personne.

Responsabilité de la protection des données à caractère personnel

L’Administrateur de la Plateforme est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une personne qui s’occupe de s’assurer des actifs informationnels conformément au respect des principes énoncés dans les présentes Conditions d’utilisation.

Responsabilité des usagers à l’égard des données à caractère personnel

La responsabilité de la protection des données à caractère personnel de la Plateforme incombe à tous les usagers. Ces derniers s’engagent à prendre connaissance et à respecter la Politique de sécurité de l'information (ci-après « la Politique ») et le Règlement de sécurité de l’information sur l’utilisation des actifs informationnels de l’université Laval (ci-après « le Règlement »).

Toute contravention aux présentes Conditions d’utilisations, à la Politique et au Règlement de l’Université Laval peut entrainer l’annulation des privilèges d'accès aux actifs informationnels. L'annulation peut être effectuée sans préavis selon la nature et la gravité du manquement.

Protection des données à caractère personnel

L’Université Laval emmagasine, traite et communique de l’information sous plusieurs formes et à travers différentes plateformes et site Web. Elle reconnait que ces informations, essentielles à ses activités d’administration, d’enseignement et de recherche, doivent faire l’objet d’une utilisation appropriée et d’une protection adéquate, et ce, tout au long de leur cycle de vie.

Accès aux données à caractères personnels

Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux données à caractère personnel. L'Université s'assure que ces personnes ont qualité pour accéder à ces renseignements et que l'accès à ceux-ci est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions.
Les renseignements personnels que vous acceptez de fournir sur les sites Web de l'Université Laval doivent être véritables, exacts, à jour et complets.

Communication des renseignements personnels

L’utilisation et la communication de renseignements personnels à l’Université Laval tient compte du droit des individus à la vie privée concernant les renseignements personnels qu’ils acceptent de transmettre et du besoin des organisations de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces renseignements à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Gestion et conservation des données à caractères personnels

L’Université Laval s'est dotée d'une Politique de sécurité de l'information et est assujettie à la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).La Loi s’applique aux documents détenus par l’Université Laval dans l’exercice de ses fonctions, que la conservation des actifs informationnels soit assurée par elle-même ou par la Plateforme.

Transfert des données à caractère personnel

Les responsables du traitement des données à caractère personnel se réservent le droit de transmettre ces renseignements à des partenaires dont les objectifs sont compatibles avec la mission de la Plateforme et pour lesquels les données ont été récoltées initialement.

Le traitement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques devrait être considéré comme une opération de traitement licite compatible.

L’utilisation des données à des fins commerciales est totalement proscrite.

Suspension de l’accès des données à caractère personnel

Les usagers de la Plateforme ont le droit d’obtenir du responsable du traitement des données, la suspension de l’accès à leurs données à caractère personnel, dans les meilleurs délais, lorsque:

1 les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées;
2 la Revue ne souhaite plus utiliser le service offert par la Plateforme;
3 la personne concernée retire son consentement suite à un traitement illicite de ces données personnelles:
3.1 lorsque les données sont utilisées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées;
3.2 lorsque le traitement des données recueillies est contraire à la Politique de sécurité de l'information de l’Université Laval;
3.3 lorsque le traitement des données recueillies est contraire aux lois et aux règlements en vigueur.

La suspension de l’accès aux données à caractère personnel équivaut à la non-disponibilité de ceux-ci aux usagers. Seuls les responsables de la Plateforme y conservent un accès aux fins d’administration de la plateforme.

Durée de vie des données à caractère personnel

La Bibliothèque conserve les données à caractère personnel aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées au départ. Le responsable s’engage dans les meilleurs délais à détruire les données à caractère personnel dès lors qu’elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.