Déclaration de confidentialité
Préambule
En tant qu’organismes publics universitaires, les bibliothèques universitaires sont assujetties à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ c. A2-1, ci-après désignée la « Loi »). La Loi s’applique aux documents détenus par l’Université Laval dans l’exercice de ses fonctions, que la conservation des actifs informationnels soit assurée par elle-même ou par la Plateforme. Toutes les informations à caractère personnel, qu’elles soient nominatives ou qualitatives, sont protégées par la Loi.
L’utilisation et la communication de renseignements personnels à l’Université Laval tient également compte du droit des individus à la vie privée concernant les renseignements personnels qu’ils acceptent de transmettre et du besoin des organisations de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces renseignements à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances. Le droit à la vie privée est protégé au Québec par le Code civil du Québec (LQ, 1991, c. 64) et la Charte des droits et libertés de la personne (LRQ, c. C-12).
Dans l’accomplissement de sa Mission, la Plateforme collecte des données à caractère personnel à la fois nominatives, comme le nom, prénom, adresse physique ou électronique, numéro de téléphone, affiliation universitaire ou professionnelle, pays, langues de travail, et des données qualitatives telles que des notes rédigées par le Personnel autorisé ou le Personnel désigné.
La responsabilité de la protection des données à caractère personnel de la Plateforme incombe à toutes les personnes usagères. Ces derniers s’engagent à prendre connaissance et à respecter la Politique de sécurité de l'information de l’Université Laval (ci-après « la Politique ») et le Règlement de sécurité de l’information sur l’utilisation des actifs informationnels de l’Université Laval (ci-après « le Règlement »).
Article 1: Définitions
Actifs informationnels : désigne des renseignements ou des données à caractère personnel :
- confiés à l’Université et exploités par elle;
- confiés à l’Université, mais détenus par un partenaire, fournisseur ou autre intervenant (tel que : la Plateforme d’édition savante).
Cela inclut l’information ainsi que les supports tangibles ou intangibles (ex. : papier, matériel, logiciel, réseau) permettant son traitement, sa transmission ou sa conservation aux fins de l’utilisation prévue.
Administratrice de la Plateforme: la Bibliothèque de l’Université Laval est désignée comme l’administratrice de la Plateforme.
Auteur ou auteure : toute personne soumettant un article dans une revue avec comité de lecture utilisant la plateforme.
Consentement : un acte positif clair donné par la personne concernée de façon libre et éclairée.
Données à caractère personnel : toute information nominative et qualitative que la Plateforme est autorisée à recueillir des personnes usagères afin de répondre à ses objectifs. Est considéré comme renseignement personnel : le nom, le prénom, l’adresse courriel de correspondance et l’affiliation ainsi que toute autre information jugée pertinente afin de répondre à la mission de la Plateforme.
Conformément aux articles 54 et 56 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le nom d’une personne physique n’est pas considéré comme un renseignement personnel sensible, sauf lorsqu’il est mentionné avec un autre renseignement la concernant. Leur utilisation nécessite un consentement explicite.
Aux fins des présentes Conditions générales d’utilisation, les termes renseignements personnels et données à caractère personnel sont employés sans distinction.
Données qualitatives : observations qui expriment le point de vue des personnes usagères et des responsables de la Plateforme dans le cadre de leur mandat.
Évaluateur ou Évaluatrice : personne sélectionnée par les revues de la Plateforme afin de réaliser l’évaluation d’un article soumis par un auteur ou une auteure.
Mission (finalité) : assurer la gestion complète du processus d’édition numérique, incluant une évaluation par les pairs.
Organismes publics : comprend entre autres : les organismes scolaires au sens de l’article 3 de Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, LRQ, chapitre A-2.1.
Organismes scolaires : comprend notamment les établissements universitaires dont l’Université Laval tels que mentionnés au paragraphe 1° de l’article 1 de la Loi sur les établissements d’enseignement de niveau universitaire.
Plateforme d’édition savante: une solution technologique de gestion éditoriale, sous l’égide de la Bibliothèque, qui permet la gestion complète du processus d’édition numérique, incluant une évaluation par les pairs. Elle vise à automatiser les processus de production numérique des revues de l’Université Laval.
Rédacteur ou Rédactrice : personne ayant la responsabilité de superviser l’intégralité du processus éditorial d’une Revue.
Revue : entité sous l’égide de l’Université Laval dont elle relève et assurant la production périodique ainsi que la diffusion d’articles scientifiques et utilisant un processus d’évaluation par les pairs et qui utilise la Plateforme.
Serveur : matériel informatique permettant le fonctionnement de la Plateforme et sur lequel sont conservés les actifs informationnels.
Personnes usagères : toutes personnes impliquées dans le processus d’édition numérique, notamment les directeurs ou directrices, les rédacteurs ou rédactrices et les réviseurs ou réviseuses ainsi que les auteurs et évaluateurs. Ces personnes sont désignées comme étant les personnes usagères de la Plateforme.
Article 2 Accès aux données à caractère personnel
L’accès aux données à caractère personnel sur la Plateforme est exclusivement réservé au personnel autorisé, à savoir: la direction et l’équipe de rédaction de la revue ainsi que l’Administratrice de la plateforme.
Article 3 Gestion des données à caractère personnel
Toutes les informations nominatives et qualitatives que la Plateforme est autorisée à recueillir des personnes usagères afin de répondre à ses objectifs sont stockées dans une base de données de l’Université Laval commune aux revues participantes. Les revues sont tenues d’utiliser les informations à caractère personnel dans le strict cadre de leur Mission.
Est considéré comme renseignement personnel : le nom, le prénom, l’adresse courriel de correspondance et l’affiliation ainsi que toute autre information jugée pertinente afin de répondre à la mission de la Plateforme.
Article 4 Transfert des données à caractère personnel
L’Administratrice de la Plateforme se réserve le droit de transmettre ces renseignements à des partenaires dont les objectifs sont compatibles avec la Mission de la Plateforme et pour lesquels les données ont été récoltées initialement.
Le traitement à des fins archivistiques, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques devrait être considéré comme une opération de traitement licite compatible.
Article 5 Suspension de l’accès des données à caractère personnel
Les personnes usagères de la Plateforme ont le droit d’obtenir du responsable du traitement des données, la suspension de l’accès à leurs données à caractère personnel, dans les meilleurs délais, lorsque:
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées;
- la Revue ne souhaite plus utiliser le service offert par la Plateforme;
- la personne concernée retire son consentement suite à un traitement illicite de ses données personnelles:
- lorsque les données sont utilisées à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées;
- lorsque le traitement des données recueillies est contraire à la Politique de sécurité de l'information de l’Université Laval;
- lorsque le traitement des données recueillies est contraire aux lois et aux règlements en vigueur.
La suspension de l’accès aux données à caractère personnel équivaut à la non-disponibilité de celles-ci aux personnes usagères. Seuls les responsables de la Plateforme y conservent un accès aux fins d’administration de la Plateforme.
Article 6 Conservation des données à caractère personnel
La Bibliothèque conserve les données à caractère personnel sur les serveurs de l’Université Laval aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées au départ.
Article 7 Non-responsabilité du contenu
La Bibliothèque décline toute responsabilité à l’égard du contenu déposé sur sa Plateforme reproduit ou publié sans le consentement du ou de la titulaire des droits d’auteur.
Article 8 Obtention des droits d’auteur
Les Revues déclarent qu’elles se sont assurées, auprès des auteurs ou des auteures, que tous les contenus déposés sur la Plateforme sont originaux et inédits et qu’ils respectent les droits d’auteur ou, à défaut, que des droits d'utilisation appropriés ont été obtenus auprès des tiers desquels les contenus sont empruntés.
Article 9 Juridiction
La présente Politique de confidentialité est régie par les lois en vigueur dans la province de Québec et les lois fédérales du Canada.
En cas de différend ou de litige relativement à l’interprétation ou à l’application des présentes Conditions, les lois du Québec et les tribunaux du Québec, district de Québec, ont juridiction.
